So geht Buchhaltung ohne manuelle Dateneingabe
Wie wir in nur einem Monat unsere Finanzadministration komplett transformiert haben – vom fehleranfälligen, manuellen Prozess hin zu einem effizienten, vollautomatisierten Workflow.
Das Problem? Die genutzte Software verfügte über keine zeitgemäßen Schnittstellen. Ein klassischer „Daten-Silo“, der uns wertvolle Zeit kostete. Wir haben uns daher entschieden, das Problem so zu lösen, wie wir es für unsere Kunden tun: mit einer smarten Integrationsstrategie.
Von manuell zu automatisiert: Wie wir unsere Buchhaltung in Rekordzeit digitalisiert haben
Hand aufs Herz: Als Software- und Datenintegrations-Profis lieben wir effiziente Prozesse. Doch ausgerechnet in unserer eigenen Buchhaltung sah die Realität lange Zeit anders aus. Eine Vollzeitstelle war fast ausschließlich damit beschäftigt, Belege zu sortieren, Stundennachweise zu prüfen und Daten händisch in das System unseres Steuerberaters zu übertragen.
Das Ziel: Null manuelle Dateneingabe
Innerhalb von nur einem Monat haben wir unsere gesamte Finanzadministration umgekrempelt. Weg von der manuellen Verwaltung, hin zu einem vollautomatisierten Workflow.
1. Der richtige Partner: Steinmeier Consulting
Digitalisierung scheitert oft am Mindset, nicht an der Technik. Mit Steinmeier Consulting haben wir ein digitales Steuerbüro gefunden, das den Branchenstandard DATEV nicht nur nutzt, sondern lebt. In einem intensiven Zweitages-Workshop vor Ort haben wir die neuen Prozesse gemeinsam designt und direkt in die Umsetzung gebracht.
2. Unsere Inhouse-Software als Datenzentrale
Wir haben unser internes System (Stundenerfassung, Auslagen, Personalverwaltung) erweitert und tiefer integriert. Das Ergebnis:
- Automatisierter Rechnungsversand: Ausgangsrechnungen werden per Klick erstellt und versendet.
- XRechnung inklusive: Der Standard für Behörden und Großkunden ist jetzt vollintegriert.
- Synchronisierte Stundennachweise: Keine manuellen Abgleiche mehr.
3. Die Brücke: GetMyInvoices
Als „Sammelbecken“ für alle Belege fungiert nun GetMyInvoices. Hier laufen alle Fäden zusammen:
- Automatischer Import: Unsere Ausgangsrechnungen und Mitarbeiterauslagen fließen direkt ein.
- Eingangsbeleg-Management: Rechnungen werden automatisch eingelesen und den Geldbuchungen zugeordnet.
- AMEX-Integration: Ein entscheidender Vorteil, da viele Tools bei der Anbindung von Kreditkarten scheitern. GetMyInvoices schließt diese Lücke nahtlos.
4. Das Zielbild: DATEV Unternehmen Online
Von GetMyInvoices werden alle vorsortierten Daten direkt an DATEV Unternehmen Online übertragen. Unser Steuerbüro übernimmt dort nur noch die finale Prüfung und Buchung.
Das Ergebnis: Transparenz statt Zettelwirtschaft
Was früher eine Vollzeitstelle band, läuft heute weitestgehend im Hintergrund. Wir haben nicht nur massiv Zeit gespart, sondern eine echte Daten-Transparenz geschaffen. Wir wissen jederzeit auf Knopfdruck, wo wir finanziell stehen.
Das Beste daran? Dieses Setup ist kein Hexenwerk. Was wir für uns implementiert haben, lässt sich auf fast jedes kleine und mittlere Unternehmen (KMU) übertragen, das unter manuellen Prozessen leidet.
„Digitalisierung in der Buchhaltung ist kein Selbstzweck – sie ist der Hebel für mehr Fokus auf das Kerngeschäft.“
Quälen Sie sich noch mit manuellen Excel-Listen oder fehlenden Schnittstellen? Als Experten für Datenintegration wissen wir genau, wie man Systeme miteinander spricht lässt – damit Sie sich wieder auf das konzentrieren können, was wirklich zählt: Ihr Business.
Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, wie wir Ihre Prozesse automatisieren können. Sprechen Sie uns an!
Automatisierung-Potential-Checkup
